Робота з касовим апаратом або програмним РРО передбачає не лише проведення розрахунків із покупцями. Є низка внутрішніх операцій, які важливі для правильного ведення обліку та уникнення проблем із податковими органами. Одна з таких процедур — службове внесення.

Багато підприємців і касирів ставляться до неї формально, хоча саме ця дія допомагає підтримувати порядок у касі, чітко розмежовувати особисті та підприємницькі кошти та уникати штрафів за порушення касової дисципліни. У цій статті розглянемо, що таке службове внесення, навіщо воно потрібне, як його правильно оформити та яких помилок варто уникати.

Службове внесення — це операція, під час якої касир або підприємець вносить готівкові кошти у касовий апарат без проведення розрахункової операції з клієнтом. По суті, це «поповнення каси», що фіксується окремо, аби забезпечити прозорість обліку. Службове внесення може знадобитися для формування розмінної монети на початку робочого дня або поповнення каси протягом зміни.

Основна мета — правильно відобразити рух коштів у касі та уникнути плутанини між готівкою, що належить підприємству, і грошима, отриманими від клієнтів. Без службового внесення облік може бути неточним, а під час перевірки це загрожує штрафами.

Процедура службового внесення залежить від типу РРО або ПРРО, але загальний алгоритм виглядає так:

Важливо, щоб внесення завжди супроводжувалося документальним підтвердженням. У разі відсутності службового чека або запису в електронній системі кошти можуть бути розцінені як «необліковані».

Службове внесення відноситься до категорії нерозрахункових операцій. Це означає, що гроші не надходять від покупця за товар чи послугу, а вносяться власником або персоналом підприємства. До цієї ж групи належать:

Фіксація таких операцій допомагає зберігати точність обліку та уникати розбіжностей між фактичними залишками та звітними даними.

Часто підприємці нехтують процедурою або допускають помилки: